FrontDesk

FrontDesk - die intelligente Warteschlange- und Terminverwaltung  |  FrontDesk ist in Zusammenarbeit mit den Kommunen gezielt für die öffentliche Verwaltung entwickelt um die Wartezeiten zu verringern, die Mitarbeitern zu entlasten und die Bürgerservice zu verbessern.

FrontDesk ist ein komplett webbasiertes System. Sie benötigen weder spezielle Hardware noch spezielle Software. Lediglich ein Internetanschluss ist erforderlich. FrontDesk ist bewusst bedienerfreundlich konzipiert und erfordert nur minimalen Schulungsaufwand. FrontDesk, Marktführer in Dänemark, bedient heute 60% der Dänen in insgesamt 40 Kommunen.

FrontDesk hat sich schon in vielen Bürger- und Jobzentren bewährt. Alle Vorgänge werden automatisch protokolliert und können daher präzise im System abgebildet werden. FrontDesk bietet gute Voraussetzungen, um die Mitarbeiterauslastung zu optimieren und die Effektivität der Verwaltungsvorgänge zu dokumentieren.

Bürgerdienste

Die Mitarbeitern im Bürgerdienst arbeiten mit einer vollständig webbasierten und flexiblen Software. Jede Warteschlange kann einem Schalter fest zugeordnet werden. Es ist aber auch möglich, dass die Mitarbeiter diese Zuordnung selbst vornehmen. Der Mitarbeiter meldet sich beim Schalter an und legt dann die Zuordnung je nach Auslastung fest. So lassen sich die Wartezeiten in den einzelnen Schlangen sehr genau steuern.

Online-Terminvergabe

FrontDesk erlaubt eine Online-Terminvergabe auf der Website der Verwaltung. Ein Zeitmanagementsystem weist den Bürgern die Termine zu. Sie sind so über den Tag verteilt, dass Stoßzeiten vermieden werden können. Für jede Warteschlange lässt sich ein eigenes Buchungssystem mit eigenen Schalterzeiten, Intervallen und Bürgerinfos einrichten. Der Bürger wählt die Warteschlange aus und bucht einen freien Termin. Die Buchung wird über eine Mobilfunknummer bestätigt.  Nach der Buchungsbestätigung zeigt die Website alle erforderlichen Informationen an (z.B. welche Unterlagen mitzubringen sind).

Ticket

Der Stand druckt für den Bürger ein Ticket mit der Wartenummer aus. Auf den Tickets können auch zusätzliche Infos ausgedruckt werden. So ist es z.B. möglich, eine Wegbeschreibung direkt auf das Ticket zu drucken. Tickets können auch mit einem QR-Code versehen werden, der z.B. zu einer Zufriedenheitsumfrage verlinkt. Ein weiterer QR-Code auf dem Ticket informiert über den aktuellen Wartestatus, wenn er gescannt wird. Die Infos am Stand können in mehreren Sprachen angezeigt werden.

Benachrichtigungen

Die Übersichts- und Benachrichtigungsfunktionen von FrontDesk erlauben eine optimale Auslastung der Mitarbeiter. Der Status aller Warteschlangen und aktuellen Vorgänge lässt sich in Echtzeit verfolgen. Vorgesetzte können weniger stark ausgelastete Mitarbeiter für andere Tätigkeiten abstellen und bei Stoßzeiten schnell zusätzliche Mitarbeiter heranziehen.

Statistiken und Berichte

Das leistungsfähige Statistikmodul von FrontDesk erlaubt eine Datenanalyse und die gezielte Auswahl berichtsrelevanter Daten. Auf dieser Datenbasis lassen sich Zusammenfassungen zusammenstellen, die Auskunft über die Auslastung und Tätigkeit der Mitarbeiter geben. Die Daten können zur Optimierung der Arbeitsplanung verwendet werden. So können Sie die Wartezeiten der Bürger verkürzen und gleichzeitig dafür sorgen, dass sich die Arbeitsauslastung möglichst gleichmäßig verteilt.


Wir sind von FrontDesk überzeugt und glauben, dass wir Ihnen das beste Produkt anbieten können, das auf dem Markt verfügbar ist. Fragen Sie unsere Anwender nach ihren Erfahrungen mit FrontDesk. Gerne würden wir Ihnen das System persönlich vorführen.