„Mein Büro ist die Landstraße. Deshalb bin ich auf die digitale Post angewiesen“

Von Mads Mariegaard, Dezember 2, 2018

Jonathan Jørgensen, Leiter des IT-Unternehmens Kube Data, reist für den Kundenkontakt durch ganz Dänemark. Briefe von öffentlichen Behörden liest er digital im Hotel oder unterwegs.Das IT-Unternehmen Kube Data hat seinen Sitz in Kopenhagen, bedient jedoch auch viele Kunden in Nordjütland, am entgegengesetzten Ende des Landes. Dies bringt viele Reisetage mit sich – nicht zuletzt für Jonathan Jørgensen.

(C) Klaus Holsting

„Ich hatte schon Zeiten, wo ich zwei-, dreimal innerhalb einer Woche in Jütland war. Oft habe ich mehr Zeit im Hotel verbracht als zu Hause“, erzählt er über einer Tasse Kaffee im Büro des Unternehmens, das in der Kopenhagener Einkaufsmeile Strøget liegt.

Dann fährt er fort: „Mein Büro ist die Landstraße. Deshalb bin ich auf die digitale Post angewiesen. Sonst bräuchte ich jemanden, der im Büro meine Briefe für mich durchsieht.“

Seit 2013 ist es für im dänischen Handelsregister eingetragene Unternehmen obligatorisch, die Post von öffentlichen Behörden in digitaler Form zu empfangen. Dies geschieht über das elektronische Postsystem Digital Post, welches von der Gesellschaft e-boks A/S geliefert wird. Die IT-Lösung ist für die Unternehmen kostenfrei und bietet eine sichere Kommunikation.

Der Zugang zur Behördenpost erfolgt über das Unternehmerportal Virk.dk, welches den Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen für Unternehmen bietet. Alternativ kann auch über den digitalen Briefkasten e-Boks.dk auf die Post zugegriffen werden. Auf diese Weise können Mitteilungen von Behörden, bspw. betreffend Krankengeld, Führungszeugnisse, KFZ-Hauptuntersuchung und Jahresabschluss, gelesen werden.

„Meistens geht es darum, dass wir auf ein Ereignis, eine Frist oder Ähnliches in Verbindung mit unserem Unternehmen aufmerksam gemacht werden. Hierbei kann es sich um alles Mögliche von Strafzetteln bis zu Müllgebühren handeln“, erklärt Jonathan Jørgensen, der seine Post liest, wann immer er gerade Zeit hat:

„Das kann um halb sieben Uhr morgens im Hotel sein, bevor ich zu einem Meeting muss. Oder aber auf der Fähre auf dem Weg zurück nach Kopenhagen oder am Flughafen.“

Kube Data wurde 2013 gegründet und liefert Selbstbedienungslösungen für die öffentliche Verwaltung. Diese werden unter anderem für Bürgerämter, Jobcenter und Bibliotheken verwendet. Das Unternehmen besteht aus acht Mitarbeitern. Drei von ihnen, hierunter Jonathan Jørgensen, teilen sich den Zugang zum digitalen Briefkasten für die Behördenpost.

„Die elektronische Post hat den Vorteil, dass wir zu mehreren Zugriff darauf haben. Das hat uns eine Reihe von Mahnungen und sicherlich auch einige übersehene Fristen erspart. Zu Zeiten, als die Post noch in physischer Form kam, konnte ein Brief leicht in einem Stapel verschwinden. Das muss ich ehrlich zugeben“, sagt er.

Was die umgekehrte Richtung, also Briefe an die Behörden, angeht, macht Kube Data in der Regel keinen Gebrauch von Digital Post, da hier nicht die Möglichkeit besteht, direkt mit bestimmten Sachbearbeitern in Kontakt zu treten. Diese Option vermisst Jonathan Jørgensen. Stattdessen verwendet das Unternehmen ein System namens „sikker e-mail“ (Sichere E-Mail), mit dem sich signierte und verschlüsselte E-Mails über das eigene Postfach versenden lassen.

Doch Kube Data empfängt nicht nur die Behördenpost auf digitalem Weg. Das Unternehmen ist noch einen Schritt weitergegangen und nutzt eine Lösung, durch die physische Briefe eingescannt und anschließend per E-Mail versendet werden. Hierbei handelt es sich um einen Bezahldienst des für den dänischen Postversand zuständigen Unternehmens PostNord.

Noch sind Unternehmen und Bürger in Dänemark gesetzlich dazu verpflichtet, physische Briefe zu empfangen. Jonathan Jørgensen hofft jedoch, dass sich dies mit der Zeit ändern wird:

„Die digitale Post ist von ungeheurem Nutzen für uns, und wenn es nach mir ginge, würde ich unseren physischen Briefkasten gern abhängen. Das ist meiner Meinung nach der nächste logische Schritt.“